همه ما گاهی اوقات برای اهمال کاری در انجام کارهایمان مقصر شناخته می شویم زیرا همیشه چیزی جالب تر از کار در دست انجام توجه مان را به خود جلب می کند. و معمولاً با خود می گوییم که این مسئله چیز مهمی نیست، زیرا بزرگترین ناجی ما دقیقه ۹۰ است، و زمانی که در این حالت باشیم می توانیم همه کارها را به بهترین شکل ممکن انجام دهیم، حتی ممکن است آنرا نیز به شوخی بگیریم در حالی که قربانی انواع مختلف اهمال کاری می شویم.
اهمال کاری به معنای به تاخیر انداختن یا به تعویق انداختن یک کار فوری است که می تواند بر تاثیرگذاری کار نیز به شدت آسیب برساند.
انجام یک نظرسنجی در سال ۲۰۱۵ نشان داد که به طور متوسط، یک فرد بیش از ۵۵ روز در سال انجام کارهای خود را به تعویق می اندازد و هر روز حدود ۲۱۸ دقیقه را برای انجام کارهای بی اهمیت از دست می دهد. معادله ریاضی آن اینگونه است:
۷۹۵۷۰دقیقه=۵۵.۳ روز = ۳۶۵ * ۲۱۸ دقیقه/روز
زمان زیادی تلف شده است!
ما باید با اهمال کاری مقابله کنیم و اینکار با کسب آگاهی بیشتر از این مسئله انجام می پذیرد. تنها در این صورت است که می توانیم در رسیدن به اهدافمان موفق باشیم.
در اینجا با پنج نوع اهمال کاری آشنا می شوید، مشخص کنید که شما جزو کدام نوع از افراد اهمال کار هستید.
برای کمک به تشخیص اینکه چرا کارها را به راحتی به تعویق می اندازید، در اینجا پنج نوع مختلف اهمال کاری آورده شده است.
نوع ۱: کمال گرایی و اهمال کاری
اینها افرادی هستند که بیش از حد به جزئیات سطحی کار توجه می کنند. یک فرد کمال گرا از شروع کار می ترسد زیرا در مورد انجام تمام جزئیات کار استرس دارد. همچنین آنها می‌توانند در شروع این فرآیند با مشکل مواجه شوند، زیرا از ادامه کار بسیار می‌ترسند.
توصیه ای برای افراد کمال گرا
به جای اینکه اجازه دهید وسواس تان در مورد جزئیات تمام وقت تان را بگیرد، در مورد اهداف وظایف خود شفافیت به خرج دهید و برای هر یک از آنها محدودیت زمانی تعیین کنید تا با این نوع اهمال کاری مقابله کنید. این باعث می شود تا روی هدف تان متمرکز باشید و کار خود را در چارچوب زمانی مقرر به پایان برسانید.
به عنوان مثال: اگر می خواهید گزارشی بنویسید، ابتدا هدف گزارش را مشخص کنید.
اگر هدف گزارش ارائه تغییرات در داده‌های چند ماه گذشته است، وقت تان را برای نوشتن کلمات زیبا زیاد تلف نکنید. بلکه بیشتر روی شکل ها و نمودارها تمرکز کنید. اطمینان حاصل کنید که می توان به هدف دست یافت، و نیازی به کارکردن برروی چیزهایی که به شما در رسیدن به هدف نهایی کمک نمی کند، نیست.
نوع ۲: رویاپردازی و اهمال کاری
اینها کسانی هستند که از انجام یک برنامه ایده آل بیشتر از اقدام کردن برای انجام آن لذت می برند. آنها بسیار خلاق هستند اما به سختی می توانند یک کار را به پایان برسانند.
توصیه ای برای افراد رویاپرداز
برای اینکه دست از تخیل بی پایان خود با این نوع اهمال کاری بردارید، با تعیین اهداف مشخص (و قابل دسترس) روزانه بر اساس یک چارچوب هوشمند، به حالت نرمال برگردید. یک هدف تعیین کنید و این برنامه را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید تا بتوانید فوراً برای انجام آنها اقدام کنید.
به عنوان مثال: اگر درمورد زودتر از خواب بیدار شدن رویاپردازی می کنید، یک هدف مشخص برای آن تعیین کنید: “من می خواهم به مدت ۳ هفته هر روز صبح ساعت ۶:۳۰ از خواب بیدار شوم.”
سپس، این هدف را به وظایف کوچکتر تقسیم کنید:
- از امشب به بعد تا قبل از ساعت ۱۱ شب می خوابم
- زنگ هشدار را تنظیم کنید تا به شما یادآوری کند که زودتر بخوابید
- قرارهای دوستانه را زودتر برنامه ریزی کنید تا بتوانید زودتر بخوابید
- برای هفته اول حتی در روزهای غیر کاری ساعت ۷:۳۰ صبح بیدار شوم
- آخر هفته ها صبح ها برای شنا یا دویدن بروید
همچنین، در حین انجام کار پیشرفت خود را نیز باید در نظر داشته باشید. ورودی و خروجی خود برای انجام هر کار را ارزیابی کنید، بنابراین به راحتی می توانید تشخیص دهید که کدام کارها فقط اتلاف وقت هستند و از اهمیت کمی برخوردارند. این می تواند به شما کمک کند تا روی انجام کارهایی تمرکز کنید که نتایج مثبتی به همراه دارد و سودمندی کار را نیز بهبود می بخشد.
نوع ۳: گریزگرا/ خود خرابکار
افراد نگران از انجام وظایفی که فکر می کنند نمی توانند آنرا مدیریت کنند می ترسند. آنها بیشتر ترجیح می دهند کار را به تعویق بیندازند تا اینکه وقتی اشتباه می کنند توسط دیگران قضاوت شوند.
توصیه ای برای افراد گریزگرا
اغلب اوقات چک کردن ایمیل‌ها کاری وسوسه‌انگیز به نظر می‌رسد، اما پاسخ دادن به ایمیل‌ها را اولین کار در فهرست انجام کارهای خود قرار ندهید. اغلب اوقات، ایمیل ها بی اهمیت هستند، اما پیش از اینکه متوجه شوید وقت و انرژی ذهنی شما را تلف می کنند.
در عوض، برای مقابله با این نوع اهمال کاری ابتدا روی بدترین کارها تمرکز کنید. صبح خود را صرف کارهایی کنید که برایتان چالش برانگیز است. انجام این کار به شما احساس موفقیت می‌دهد و کمک تان می‌کند تا به سوی یک روز پربار حرکت کنید.
سعی کنید وظایف خود را به وظایف فرعی کوچکتر تقسیم کنید. متوجه شوید که برای یک کار معین چقدر زمان و انرژی لازم است و محاسبات واقع بینانه ای داشته باشید.
به عنوان مثال: ظاهرا نوشتن یک گزارش ۲۰۰۰ کلمه ای زمان و تلاش زیادی را صرف می کند، و فقط شروع آن ترسناک به نظر می رسد. اما آیا راهی وجود دارد که بتوان آن را به بخش های کوچکتر تقسیم کرد تا این کار کمتر ترسناک به نظر برسد؟
می توانید این روش را امتحان کنید:
- مقدمه: حدود ۱۰۰ کلمه (۱۵ دقیقه)
- فهرست مطالب (۵ دقیقه)
- گزارش صورت وضعیت مالی: نموداری با ۱۰۰ کلمه متن پشتیبانی (۲۰ دقیقه)
- مطالعه موردی: ارائه ۳ مورد بر اساس مدل کسب و کار جدید با حدود ۴۰۰ کلمه (هر کدام حدود ۴۰ دقیقه)
- نتیجه گیری: حدود ۸۰۰ کلمه (۳۰ دقیقه)
الان خیلی راحت تر به نظر می رسد نه؟
نوع ۴: اهمال کاری و بحران سازی
فرد بحران ساز عمدا انجام کار را تا آخرین لحظه به تعویق می اندازد. این گونه افراد لحظات دقیقه نود (لحظات بحرانی) را هیجان‌انگیز می‌دانند و معتقدند زمانی که تحت فشار باشند بهترین عملکرد را خواهند داشت که درنتیجه باعث می‌شود زمان خود را بد مدیریت کنند.
توصیه هایی برای افراد بحران ساز
اینکه برای داشتن عملکرد بهتر مجبور شوید کاری را عجله ای انجام دهید فقط یک توهم است زیرا جایی برای بررسی کار به منظور بهتر کردن آن باقی نمی گذارد.
اگر همیشه انجام کار را تا آخرین لحظه رها می کنید، از تکنیک پومودورو که توسط کارآفرین ایتالیایی فرانچسکو سیریلو ابداع شده است، استفاده کنید.
در فواصل کوتاه و متوالی برروی انجام کار تمرکز کنید و سپس به خودتان استراحتی کوتاه دهید تا ریکاوری شوید و دوباره کار را از سر بگیرید.
به عنوان مثال: از یک تایمر استفاده کنید و کارهای پیچیده خود را به جلسات کوتاه و قابل مدیریت تقسیم کنید. در بین جلسات کوتاه، به خود استراحت دهید تا ریکاوری شوید.
در حالی که استراحت دادن منظم به مغز با شارژ مجدد انرژی مغز می تواند موجب افزایش میزان عملکرد شما شود، انجام وظایف در وقت مناسب نیز به شما این امکان را می دهد تا زمان زیادی برای انجام دوباره کار خود داشته باشید و حتی آنرا نیز بهتر کنید.
نوع ۵: زنبور مشغول
این نوع افراد اهمال کار همان دمدمی مزاج ها هستند. آنها در رتبه بندی وظایف دچار مشکل می شوند، زیرا یا کار زیادی روی سرشان ریخته است یا از کار کردن روی چیزی که به نظرشان ارزش تلاش شان را ندارد سر باز می‌زنند. آنها نمی دانند چگونه بهترین کار برای انجام را انتخاب کنند و به سادگی تصمیم گیری را به تعویق می اندازند.
توصیه ای برای افراد اهمال کار پرمشغله
وقتی با این نوع اهمال کاری مواجه می شوید، باید اولویت های خود را مشخص کنید. انجام کارهای مهم باید بر انجام کارهای فوری اولویت داشته باشند زیرا “فوری” همیشه به معنای مهم نیست. شما فقط زمان و انرژی زیادی دارید و نمی خواهید آن را برای چیزهایی که حايز اهمیت نیستند تلف کنید.
اهداف کار و نتیجه مورد انتظار خود را مشخص کنید. وظایف مهم آنهایی هستند که دارای ارزش افزوده در درازمدت باشند.
پاسخ دادن به ایمیلی که می‌گوید “لطفا در اسرع وقت با من تماس بگیرید” فوری به نظر می‌رسد، اما قبل از اینکه به آن ایمیل پاسخ دهید، به اهمیت آن در مقایسه با کارهای دیگر فکر کنید.
به عنوان مثال: تصور کنید ایمیلی توسط مشتری ارسال شده است که در مورد پیشرفت یک پروژه سوال می کند، و او از شما می خواهد که در اسرع وقت به او پاسخ دهید. در عین حال، شما وظیفه دیگری در مورد رفع مشکل لجستیکی دارید که بر همه پروژه های موجود تأثیر می گذارد. کدام یک را باید اول از همه انجام دهید؟
هزینه زمانی برای پاسخ دادن به این ایمیل بسیار اندک است، اما مزیت آن نیز بسیار کم است زیرا شما فقط درخواست یک مشتری را برآورده می کنید. رفع مشکل لجستیکی احتمالاً صرف زمان بیشتری را می‌طلبد، اما ارزش آن نیز بسیار بیشتر است زیرا با رفع این مشکل، تمام پروژه‌های موجود را حفظ می‌کنید و به نفع کل شرکت کار می کنید.
۵ اقدام لازم برای تمام افراد اهمال کار
کمال گرا: لازم نیست همه چیز کامل باشد. برای یک کار هدف گذاری کنید و مقدار زمان و تلاشی که برای آن صرف می کنید را تعیین کنید تا از انجام کارهای بیش از حد نیز جلوگیری کنید.
رویاپرداز: فقط برنامه ریزی نکنید؛ اقدام کنید. فهرستی از تمام کارهایی که باید انجام شوند تهیه کنید و آنها را یکی یکی اجرا کنید.
گریزگرا / خود خرابکار: با چالش برانگیزترین کار روز شروع کنید، زیرا انجام آن به شما احساس موفقیت می دهد و انجام وظایف دیگر را نیز برایتان بسیار آسان تر می کند. اگر کاری دشوار است، آن را به کارهای کوچکتر تقسیم کنید تا آسان تر بنظر برسد.
بحران ساز: سعی نکنید کار را در ساعت یازده تمام کنید. در عوض، از تکنیک های مدیریت زمان استفاده کنید تا همیشه از مهلت مقرر جلوتر باشید.
زنبور مشغول: کارهای ضروری و مهم را شناسایی کنید و به جای اتلاف وقت برروی چیزهای دیگر، ابتدا برای انجام آنها اقدام کنید.
نکته پایانی
ممکن است متوجه شوید که بیشتر خصوصیات افراد اهمال کار به طرز فکر آنها مربوط می‌شود. افراد به علت ترس انجام کار را به تعویق می اندازند. دقیقاً به همین دلیل است که اصلاح نگرش نسبت به انجام کار می تواند به ما کمک کند تا موجب توقف اهمال کاری شویم.
تغییر طرز فکر ممکن است کار بزرگی به نظر برسد، اما با انجام کوچکترین کارهای روزانه، به نحوه انجام کارتان – از تعیین اهداف، تجزیه وظایف، تا ارزیابی ارزش های هر کار-عادت می کنید.
